Manual facturi online

Înscrierea firme tale pe Factureaza.RO

Înscrierea firmei pe Factureaza.RO se face în foarte scurt timp prin completarea unui formular cu datele firmei. Imediat după aceasta, contul firmei este activ şi poţi începe să emiţi facturi, proforme, avize şi chitanţe. Datele necesare pentru înscriere sunt:

• Numele firmei
• CIF - Codul de identificare fiscală (fără indicatorul TVA "RO" pentru firmele plătitoare de TVA)
• Numele contului - Acest nume va fi folosit la autentificare
• Datele utilizatorului primar - prenume, nume, nume utilizator, parola, adresa de email
  Pentru autentificare se va folosi numele contului, numele utilizator şi parola
• Datele de contact ale firmei - adresa (strada, numar, localitate, judeţ) şi telefon

Alte date pe care le poţi introduce:

• Indice TVA ( RO ) pentru firme plătitoare de TVA
• Capitalul social pentru SRL respectiv subscris şi vărsat pentru SA
• Datele bancare - banca şi contul primar al firmei
• Date de contact - Fax, email, sit

Datele introduse aici vor apărea pe facturi. Ele se pot modifica ulterior la punctul "Firma mea" » "Datele firmei şi logo".

Utilizatori & Angajaţi

O firmă înscrisă la Factureaza.RO poate să adauge utilizatori în limita dată de tipul abonamentului. Fiecare utilizator va avea drepturi depline pe contul firmei.
Numărul de angajaţi nu este limitat.

Diferenţa dintre utilizatori şi angajaţi este dată de faptul că utilizatorii se pot autentifica pe Factureaza.RO şi pot astfel folosi acest serviciu. Atât datele angajaţilor cât şi cele ale utiliztorilor pot fi utilizate pe documentele generate (de exemplu la informaţiile delegatului care apar pe avize, facturi sau proforme).

Datele necesare pentru introducerea unui utilizator / angajat sunt:

• Numele şi prenumele
• Email
• Nume utilizator - necesar pentru autentificare
• Parolă - doar pentru utilizatori

Un utilizator nu poate fi şters dacă a emis documente. În această situaţie el poate fi transformat în simplu angajat prin ştergerea parolei.

Facturi

Facturile se genereaza ca fişiere PDF care pot fi descărcate, imprimate sau trimise pe email (în curând şi pe fax). Fişierele PDF pot fi vizualizate cu Adobe Reader . Pentru a genera facturi trebuie să defineşti o serie de facturi.
Detalii despre

• Seriile facturilor
• Legislaţie
• Exemple de facturi

Editare facturi

Editarea unei facturi se face în doi paşi. Mai întâi se alege cumpărătorul, după care se definesc datele facturii (data, seria, numărul, eventual datele de pe aviz) şi produsele / serviciile livrate ('linii'). De asemenea se pot defini moneda în care să fie emisă factura, scadenţa şi penalizările precum şi explicaţii speciale care apar pe factură sub tabelul cu produse/servicii.

La adăugarea unei linii noi în factură se poate alege unul dintre produsele deja definite ( vezi detalii despre produse ) sau se poate introduce o linie goală în care toate datele se introduc manual. În cazul inserării unui produs, datele acestui produs se copiază pe factură; aici ele pot fi modificate fără a afecta datele produsului. Nu este necesar să defineşti produse pentru a emite facturi.

Pentru firmele plătitoare de TVA, preţurile vor fi introduse fără TVA şi se va indica cota TVA (implicit este 19%). Firmele neplătitoare de TVA vor emite facturi fără TVA.

Stările facturilor

Fiecare factură se află într-o anumită stare care desemnează ce s-a făcut cu factura respecvită până la momentul de faţă. Aceste informaţii te vor ajuta la o mai bună administrare a facturilor tale.

• Ciornă : Aceasta este starea iniţială a unei facturi. Doar în această stare factura poate fi modificată.
• Emisă : După ce verifici datele de pe factură o poţi emite. Facturile emise pot fi tipărite sau trimise pe email.
• Închisă : După ce contravaloarea facturii a fost achitată, poţi trece factura în starea închisă.

Poţi trece oricând o factură dintr-o stare în alta.

Căutare facturi

Facturile pot fi căutate după un set complet de parametrii:

• Stare facturii
• Date emiterii facturii
• Client
• Seria facturii
• Numărul facturii
• Monedă

Rezultatul căutării facturilor poate fi grupat după client, serie şi monedă. Facturile găsite pot fi apoi descărcate într-o arhivă (un singur fişier care va conţine toate facturile găsite) sau într-un fişier Excel. Deasemenea poţi descărca un singur fişier PDF care conţine toate facturile rezulate în umrma căutării.

Plăţi şi chitanţe

Pentru fiecare factură poţi înregistra mai multe plăţi sau chitanţe. Prin înregistrarea plăţilor şi a chitanţelor se poate ţine o evidenţă a sumelor restante datorate de clienţi. Se pot înregistra atât plăţi parţiale cât şi integrale. Factura se poate închide automat în momentul încasării întregii sume. Mai multe despre chitanţe afli aici .

Valori implicite pentru facturi

Pentru următoarele câmpuri se pot stabili valori implicite care vor fi trecute automat pe fiecare factură (pe fiecare factură ele vor putea fi însă modificate):

• TVA (procente) - implicit 19 pentru firme plătitoare de TVA
• Moneda - implicit RON
• Termen de plată
• Penalizări
• Explicaţiile

Facturi proforme

Generarea şi administrarea facturilor proforme funcţionează similar cu cele ale facturilor. Singura diferenţă este faptul că data scadenţei (la facturi) este înlocuită cu data expirării (la facturi proforme).

Dintr-o factură proforma poate fi generată în mod automat o factură. Citeşte mai mult despre transformare şi copiere facturi aici

Avize

Generarea şi administrarea avizelor funcţionează similar cu cele ale facturilor. Singurele diferenţe notabile sunt faptul că pe avize nu apar informaţii despre TVA şi că delegatul care se specifică pe aviz trebuie să fie unul dintre angajaţii firmei sau dintre utilizatorii Factureaza.RO. ( detalii )

Chitanţe

Pentru plăţile în numerar se pot genera chitanţe. Generarea şi administrarea lor funcţionează similar cu a celorlalte tipuri de documente. Sumele de pe chitanţe se adună sumelor celorlate plăţi rezultând astfel suma totală încasată pentru fiecare factură.

Serii

Fiecare document (factură, proformă aviz, chitanţă) este identificat printr-o serie şi un număr. Nu pot exista mai multe documente cu aceeaşi serie şi acelaşi număr (verificarea se face automat). O serie este alcătuită din prefix, un număr de start, un separator şi opţional un sufix. Numărul documentului este generat automat. La ştergerea unui document, numărul devine disponibil.

Exemplu serie facturi

prefix: 200700A start: 1 separator: - sufix: IP
Facturile vor avea serie/număr: 200700A-1-IP , 200700A-2-IP , 200700A-3-IP ...

Transformare şi copiere facturi

De multe ori vei vrea să emiţi mai multe facturi foarte asemănătoare. Deasemenea este foarte util să poţi genera facturi pe baza de proforme sau avize. În ambele cazuri eşti scutit de reintroducerea tuturor datele de mână de mână folosind funcţiiile de transformare şi copiere facturi.

Generare facturi din proforme şi avize

Dacă ai creat o factură proforma sau un aviz şi l-ai trecut în starea emis vei vedea în meniul din drepata butonul "Generează factura". Dacă dai click pe acel buton ţi se va deschide o factură nouă cu toate datele şi liniile din factura proforma sau avizul deschis. Trebuie doar să o salvezi şi s-o emiţi.

Funcţii similare îţi sunt disponibile pentru a crea facturi proforme din avize, avize din facturi şi avize din facturi proforme.

Copiere facturi

La editarea unei facturi vei vedea în meniul din drepata butonul "Copiază". Dacă dai click pe acel buton ţi se va deschide o factură nouă cu toate datele şi liniile din factura curentă. Poţi să faci modificările necesare s-o salvezi şi s-o emiţi. Funcţii de copiere sunt disponibile pentru: facturi, facturi proforme, avize şi chitanţe.

Produse

Pentru a facilita o mai rapidă generare a facturilor, facturilor proforme şi avizelor, poţi introduce produsele / servicilor firmei tale. Acestea vor fi apoi disponibile la editarea facturilor.
Datele unui produs / serviciu sunt:

• Cod/Număr - acesta este codul folosit în firma ta. El nu apare pe factură, dar te ajută la căutare
• Descriere
• Unitate de măsură
• Cantitate standard
• Preţ
• TVA
• Moneda

Produsele pot fi şterse oricând.

* Se află în lucru un modul de importare a produselor din aplicaţii externe (ex Excel)

Clienţi

Clienţii pot fi atât persoane juridice cât şi fizice. Datele unui client sunt:

• Numele
• CIF / CNP
• Indicator TVA şi numărul de înregistrare în Registrul Comerţului
• Adresa (Sstrada, oras, judeţ, cod poştal, ţara)
• Date de contact (telefon, fax, email, sit)

Pentru fiecare client se pot introduce oricâte persoane de contact.
La trimiterea unei facturi pe email se vor folosi automat adresa de mail a firmei şi a persoanelor de contact definite.

Abonamente

Abonamentele sunt folosite pentru a emite periodic facturi către clienţii tăi. Ai posibilitatea de a defini oricâte abonamente şi să asociezi clienţii tăi la acestea.
Abonamentul va crea/emite facturile abonaţii asociaţi în urma rulării acestuia.

Abonamentele sunt foarte utile în următoarele cazuri

• ai de emis facturi pentru chirii
• ai de emis facturi abonamente de acces internet, telefonie, cablu, etc...
• ai de emis facturi hosting sau mentenanţă
• ai de facturat servicii de suport, consultantă - facturate lunar/trimestrial sau anual
• sau alte servicii pe baza periodică

Definirea unui abonament nou

• Intri în secţiunea Abonamente şi apeşi butonul Abonament nou (dreapta sus).
• Completezi formularul pentru crearea abonamentului.
  Explicaţii la cele mai importante câmpuri ale formularului:
  • Perioada de facturare: Intervalul la care vor fi emise facturile.
    De exemplu: dacă introduci 1 - facturile abonamentului vor fi emise lunar, dacă introduci 6 - facturile abonamentului vor fi emise semestrial.
  • Modul de facturare: Momentul în care se va emite factura.
    Acesta poate fi:
    • înainte de perioada pe care se facturează serviciile - Anticipat
    • în timpul perioadei pe care se facturează serviciile - Perioada curentă
    • după perioada pe care se facturează serviciile - Ulterior
    De exemplu - să presupunem că ai de facturat chirii pe bază lunară:
    Dacă vrei ca factura să fie emisă automat înainte de perioada pentru care facturezi chiria - selectezi Anticipat.
  • Ziua emiterii facturilor: Ziua lunii în care facturile abonamentului vor fi emise. Înainte de această zi facturile abonamentului nu vor fi generate.
    Aici poţi selecta prima zi din luna, ultima zi din luna sau oricare alta zi a lunii.
    De exemplu: Presupunem că defineşti un abonament pentru internet (modul de facturare anticipat) şi selectezi ziua a-15-a la ziua emiterii.
    Dacă rulezi abonamentul înainte de ziua a-15-a a lunii nu se va genera factura pentru luna următoare. Dacă rulezi abonamentul în ziua a-15-a a lunii sau ulterior factura respectivă va fi generată.
  • Prefixul seriei: Prefixul seriei care va fi folosită pentru a genera facturile abonamentului. Atentie! Trebuie să introduci prefixul unei serii pentru facturi.
    Vei vedea o listă a tuturor seriilor disponibile dacă te duci cu mouse-ul peste inconiţa de help din dreapta.
  • Penalizări: Dacă vrei ca în facturile generate de abonament să apară penalizările pentru restanţele facturilor anteriare poţi selecta această opţiune.
    Penalizările vor fi calculate automat din plăţile şi starea facturilor anteriare ale aceluiaşi client.
  • Soldul anterior: Dacă vrei ca în facturile generate de abonament să informaţii legate de soldul anterior, starea plăţilor şi totalul de plată poţi selecta această opţiune.
    Soldul anterior, starea plăţilor şi totalul de plată vor fi calculate automat din plăţile şi starea facturilor anteriare ale aceluiaşi client.
• După completarea formularului va trebui să defineşti modelul de factură pentru abonament.
  Acest model va fi folosit pentru a genera facturile pentru abonaţii acestui abonament. Seria definită în pasul anterior va fi folosită.
  Modelul de factură se completează ca o factură normală cu următoarele excepţii:
  • Poţi selecta direct moneda în care vor fi emise facturile
  • Poţi selecta limba facturilor
  • În cămpurile denumirea produselor şi explicaţii poţi folosi următoarele expresii care vor fi înlocuite automat cu valorile lor corespondente:
    • INCEPUT_PERIOADA - începutul perioadei de facturare
    • SFARSIT_PERIOADA - sfârşitul perioadei de facturare
    • CURS_SCHIMB - cursul de schimb pentru facturile în altă monedă decât RON
    • CONTRACT - numărul şi data contractului - definit pentru fiecare client membru al acestui abonament
  • Dacă vrei ca penalizările şi informaţii privind soldul să fie calculate automat şi incluse în facturi atunci trebuie să introduci termenul de scadenţă şi penalizările de întârziere per zi.
• După salvarea modelului de abonament poţi începe să asociezi abonaţii(clienţii) la abonament.

Adăugarea clienţilor la abonament

Dacă ai creat un abonament trebuie să adăuga clienţi la acesta.

• Dacă ai creat un abonament trebuie să adăuga abonaţi(clienţi) la acesta.
• intri în secţiunea Abonamente şi selectezi abonamentul
  Pe ecran va apărea lista abonaţilor ai acestui abonament.
• Acum trebuie să apeşi pe butonul Abonat nou şi completezi formularul care va apărea.
  Explicaţii la cele mai importante câmpuri ale formularului:
  • Ziua emiterii: Ziua lunii în care facturile abonamentului vor fi emise. Înainte de această zi facturile abonamentului nu vor fi generate.
    Dacă nu selectezi nici o zi aici se va lua în mod automat ziua emiterii care ai selectat-o în momentul în care ai creat abonamentul.
    Această facilitate poate fi utilă dacă vrei ca un abonament să genereze facturile diferiţilor clienţi în zile diferite ale lunii.
  • Data de început: Aici selectezi luna în care se va emite prima factură către abonat.
    Atenţie! Data introdusă aici trebuie să fie neapărat prima zi din lună
  • Data de sfârşit: Data la care se termină abonamentul.
  • Facturat până la: Aici poţi schimba manual data până la care clientul a fost facturat. Această dată se actualizează automat la fiecare factură a abonamentului emisă.
• După salvare noul abonat a fost trecut în abonament.

Rularea abonamentului / emiterea automată a facturilor abonamentului

Deocamdată un abonament nu emite singur facturile către abonaţi, ci tu trebuie să-l rulezi. În momentul rulării abonamentul va analiza toţi abonaţii şi va genera facturile pentru fiecare abonat.

• Pentru a rula un abonament trebuie să intri în secţiunea Abonamente şi să dai click pe abonamentul pe care vrei să-l rulezi.
• Acum trebuie să apeşi pe butonul Rulează abonament.
• Rularea abonamentului se face în următorii paşi
  • Primul pas: specificarea cursului de schimb (dacă modelul de abonament nu este în RON)
  • Pasul doi: va apărea o listă cu toate facturile care vor fi emise de către abonament. Trebuie să selectezi acele facturi pe care vrei să le emiţi.
    Dacă o factură care urmează să fie generată va conţine penalizări, vei fi notificat asupra sumei penalizărilor şi poţi decide dacă să fie inclusă în factură sau nu.
  • Pasul trei: toate facturile selectate în pasul anterior vor fi generate iar pe ecran va apărea lista facturilor generate

Contracte

Functionalitatea de contracte este folosita pentru a automatiza generarea contractelor pentru clienţii tăi. Ai posibilitatea de a defini oricâte modele de contract.
Modelul de contract conţine markere care pot fi inlocuite cu datele clientului şi alte valori care vor fi introduse in momentul creării unui contract pentru un client.

Adăugarea unui model(şablon) de contract

Modelul(şablonul) de contract este un document word, rtf sau OpenOffice care conţine textul contractului.
In cadrul textului documentului se pot folosi markere. Markerele trebuie sa fie de forma ###XYZ_123### Markerele trebuie să conţină doar MAJUSCULE (CARACTERE MARI), cifre si caracterele de delimitare: '_', '-'.

La crearea unui model de contract trebuie să întroduceţi un nume, opţional o descriere şi obligatoriu fişierul sursă care conţine textul contractului într-unul din formatele: .doc, .docx, .rtf, .odt

În momentul salvării documentul sursă este analizat şi markerele sunt extrase. Acum ai posibilitatea de a introduce valori implicite pentru aceste câmpuri. Acest pas este opţional.

Generarea unui contract

La selectarea acţiunii "Crează un contract" va apărea un formular în care va trebui să selectezi/completezi următoarele informaţii:

• modelul de contract
• clientul pentru care vrei să faci contractul
• Numărul(sau denumirea) contractului - care va fi inlocuit in markerului ###NUMAR_CONTRACT###
• Data contractului - care va fi inlocuit in markerului ###DATA_CONTRACT###

În momentul în care ai ales un model de contract şi un client îţi vor apărea în partea de jos a formularului cămpurile care trebuie să le completezi. Aceste câmpuri sunt generate de markerii din modelul de contract.

Următoarele câmpuri vor fi COMPLETATE AUTOMAT cu datele clientului:

• BANCA_CLIENT
• STRADA_NR_CONTINUARE_CLIENT
• NUME_CLIENT
• CONT_CLIENT
• JUDET_CLIENT
• STRADA_NR_CLIENT
• ORAS_CLIENT
• TELEFON_CLIENT
• ADRESA_COMPLETA_CLIENT
• FAX_CLIENT
• COD_POSTAL_CLIENT
• EMAIL_CLIENT
• TARA_CLIENT
• PERSOANA_CONTACT_CLIENT
• WWW_CLIENT
• NR_REG_COMERT_CLIENT
• CIF_CLIENT

Câmpurile ###NUMAR_CONTRACT### şi ###DATA_CONTRACT### vor fi deasemena înlocuite automat cu valorile corespunzătoare introduse în partea de sus a formularului.

După salvarea contractului acesta poate fi descărcat într-unul din formatele:

• doc (MS Word)
• odt (OpenOffice Writer)
• pdf (Adobe Reader)
• rtf (Rich Text File)
• txt (Text)

Date bancare

Poţi defini conturile bancare ale firmei tale. Acestea vor apărea pe facturi.

Şabloane

Pentru fiecare tip de document se poate alege un şablon care defineşte aspectul grafic al facturii generate.
O imagine cu logo-ul firmei poate fi încărcat. Acesta va fi poziţionat pe document conform şablonului.

Configurări

Mesaje

Poţi defini diferite mesaje standard care vor fi trimise clienţilor pe email odată cu factura, la întârzierea plăţii sau la înregistrarea unei încasări.