factureaza.ro
tu ce facturezi azi
Book

Manual de facturare

1. Cum te înscrii 2. Facturi 4.a editare 4.b status 4.c căutare 4.d plăți și chitanțe 4.e valori predefinite 3. Facturi proforme 4. Avize 5. Chitanțe 6. Serii 6.a Exemplu serie facturi 7. Transformare și copiere facturi 7.a Generare facturi din proforme și avize 7.b Copiere facturi 8. Produse 9. Clienți 10. Abonamente 10.a Definirea unui abonament nou 10.b Adăugarea clienților la abonament 12.c Emiterea automată 11. Documente standard (de ex. contracte) 13.a cum adaugi un template de document standard 13.b cum generezi un document standard 12. Informaţii despre firma mea 12.a Date fiscale 12.b Conturi bancare 12.c Logo 12.d Puncte de lucru 12.e Utilizatori și drepturi 12.f Abonamentul factureaza.ro 13. Șabloane 14. Mesaje 15. Adăugarea unui proiect 16. Cum pontez 17. Emiterea unei facturi pe baza pontajului 18. Utilizatori și angajați 19. Sistemul de permisii 19.a Activarea sistemului de drepturi 20. Backup automatizat pe e-mail 21. Valori implicite 21.a Valori implicite pentru explicații / mențiuni 22. Modele/ Șabloane document 23. Configurări notificări 23.a Notificări pentru facturi scadente 23.b Notificări la trimiterea facturilor, proformelor etc. 23.c Mesajul de confirmare a încasării 23.d Mesajul de amintire la întârzierea plăţii 24. Export integral de date 25. Ștergerea contului 26. Închiderea contului 27. Rapoarte speciale 28. Rapoarte facturi si facturi proforme 29. Rapoarte avize și chitanțe 30. Cum modifici design-ul documentelor 31. Setarea și modificarea fonturilor
Comma

1. Cum te înscrii

Pentru a înscrie firma ta, tot ce trebuie să faci este să completezi un formular cu datele acesteia. Odată finalizat acest pas, contul este activ, iar tu poți emite facturi, proforme, avize și chitanțe. Informațiile necesare pentru înscriere:

numele firmei;

codul de identificare fiscală (CIF), fără indicatorul RO pentru firmele plătitoare de TVA;

numele contului (va fi utilizat pentru autentificare);

datele utilizatorului primar (nume, prenume, username, parolă, email);

datele de contact ale firmei (adresă, număr de telefon).


2. Facturi

Facturile se generează ca fișiere PDF care pot fi descărcate, imprimate sau trimise pe email. fișierele PDF pot fi vizualizate cu Adobe Reader . Pentru a genera facturi trebuie să definești o serie de facturi. Detalii despre:


2.a Editare facturi

Editarea unei facturi se face în doi pași. Mai întâi se alege cumpărătorul, după care se definesc datele facturii (data, seria, numărul, eventual datele de pe aviz) și produsele / serviciile livrate ('linii'). De asemenea, se pot defini moneda în care să fie emisă factura, scadența și penalizările precum și explicații speciale care apar pe factură sub tabelul cu produse/servicii.

La adăugarea unei linii noi în factură se poate alege unul dintre produsele deja definite (vezi detalii despre produse ) sau se poate introduce o linie goală în care toate datele se introduc manual. În cazul inserării unui produs, datele acestui produs se copiază pe factură; aici ele pot fi modificate fără a afecta datele produsului. Nu este necesar să definești produse pentru a emite facturi.

Pentru firmele plătitoare de TVA, prețurile vor fi introduse fără TVA și se va indica cota TVA (implicit este 19% ). Firmele neplătitoare de TVA vor emite facturi fără TVA.


2.b Stările facturilor

Fiecare factură se află într-o anumită stare care desemnează ce s-a făcut cu factura respectivă până la momentul de față. Aceste informații te vor ajuta la o mai bună administrare a facturilor tale.

Ciornă : Aceasta este starea inițială a unei facturi. Doar în această stare factura poate fi modificată.

Emisă : După ce verifici datele de pe factură o poți emite. Facturile emise pot fi tipărite sau trimise pe email.

Închisă : După ce contravaloarea facturii a fost achitată, poți trece factura în starea închisă.

Poți trece oricând o factură dintr-o stare în alta.


2.c Căutare facturi

Facturile pot fi căutate după un set complet de parametrii:

Starea facturii

Data emiterii facturii

Client

Seria facturii

Numărul facturii

Monedă

Rezultatul căutării facturilor poate fi grupat după client, serie, monedă și autor. Facturile găsite pot fi apoi descărcate: în format MS Excel, ca arhivă ZIP, în format PDF, în format JSON, în format XML și în formatul SAGA. De asemenea, poți descărca un singur fișier PDF care conține toate facturile rezultate în urma căutării.


2.d Plăți și chitanțe

Pentru fiecare factură poți înregistra mai multe plăți sau chitanțe. Prin înregistrarea plăților și a chitanțelor se poate ține o evidență a sumelor restante datorate de clienți. Se pot înregistra atât plăți parțiale cât și integrale. Factura se poate închide automat în momentul încasării întregii sume. Mai multe despre chitanțe afli aici .


2.e Valori implicite pentru facturi

Pentru următoarele câmpuri se pot stabili valori implicite care vor fi trecute automat pe fiecare factură (pe fiecare factură ele vor putea fi însă modificate):

TVA (procente) - implicit 19 pentru firme plătitoare de TVA

Moneda - implicit RON

Termen de plată

Penalizări

Explicațiile


3. Facturi proforme

Generarea și administrarea facturilor proforme funcționează similar cu cele ale facturilor. Singura diferență este faptul că data scadenței (la facturi) este înlocuită cu data expirării (la facturi proforme). Dintr-o factură proforma poate fi generată în mod automat o factură. Citește mai mult despre transformare și copiere facturi aici .


4. Avize

Generarea și administrarea avizelor funcționează similar cu cele ale facturilor. Singurele diferențe notabile sunt faptul că pe avize nu apar informații despre TVA și că delegatul care se specifică pe aviz trebuie să fie unul dintre angajații firmei sau dintre utilizatorii factureaza.ro. (detalii )


5. Chitanțe

Pentru plățile în numerar se pot genera chitanțe. Generarea și administrarea lor funcționează similar cu a celorlalte tipuri de documente. Sumele de pe chitanțe se adună sumelor celorlalte plăți rezultând astfel suma totală încasată pentru fiecare factură.


6. Serii

Fiecare document (factură, proformă aviz, chitanță) este identificat printr-o serie și un număr. Nu pot exista mai multe documente cu aceeași serie și același număr (verificarea se face automat). O serie este alcătuită din prefix, un număr de start, un separator și opțional un sufix. Numărul documentului este generat automat. La ștergerea unui document, numărul devine disponibil.

Pentru a adăuga o serie, intri în secțiunea Configurări documente, unde selectezi din submeniu Serii.

De exemplu, pentru facturi, dai click pe butonul Adaugă serie nouă facturi, de unde setezi:

Prefixul

Separatorul

Numărul de start

Sufixul (este opțional)

Anul

Aceeași procedură trebuie urmată și pentru adăugarea unei serii noi pentru o factură proformă, o chitanță sau un aviz.

După ce adaugi o serie, o poți modifica sau șterge oricând dacă nu ai atribuit-o vreunui document. Butoanele pentru a efectua aceste acțiuni se regăsesc în dreptul seriei respective, în partea dreaptă. Tot aici se află butonul cu ajutorul căruia identificați discontinuități ale seriei.

Tot în această fereastră se află un buton de căutare rapidă a unei serii, în dreapta sus.

ATENȚIE! Seria nu mai poate fi modificată sau ștearsă dacă a fost atribuită unui document.


6.a Exemplu serie facturi

prefix: 200700A start: 1 separator: - sufix: IP

Facturile vor avea serie/număr: 200700A-1-IP , 200700A-2-IP , 200700A-3-IP ...


7. Transformare și copiere facturi

De multe ori vei vrea să emiți mai multe facturi foarte asemănătoare. De asemenea, este foarte util să poți genera facturi pe bază de proforme sau avize. În ambele cazuri ești scutit de reintroducerea tuturor datelor de mână folosind funcțiile de transformare și copiere facturi.


7.a Generare facturi din proforme și avize

Dacă ai creat o factură proforma sau un aviz și l-ai trecut în starea emis vei vedea în meniul din dreapta butonul "Generează factura". Dacă dai click pe acel buton ți se va deschide o factură nouă cu toate datele și liniile din factura proforma sau avizul deschis. Trebuie doar să o salvezi și s-o emiți.

Funcții similare îți sunt disponibile pentru a crea facturi proforme din avize, avize din facturi și avize din facturi proforme.


7.b Copiere facturi

La editarea unei facturi vei vedea în meniul din dreapta butonul "Copiază". Dacă dai click pe acel buton ți se va deschide o factură nouă cu toate datele și liniile din factura curentă. Poți să faci modificările necesare s-o salvezi și s-o emiți. Funcții de copiere sunt disponibile pentru: facturi, facturi proforme, avize și chitanțe.


8. Produse

Pentru a facilita o mai rapidă generare a facturilor, facturilor proforme și avizelor, poți introduce produsele / serviciilor firmei tale. Acestea vor fi apoi disponibile la editarea facturilor. Datele unui produs / serviciu sunt:

Cod/Număr - acesta este codul folosit în firma ta. El nu apare pe factură, dar te ajută la căutare

Descriere

Unitate de măsură

Cantitate standard

Preț

TVA

Moneda

Produsele pot fi șterse oricând.

* Se află în lucru un modul de importare a produselor din aplicații externe (ex Excel)


9. Clienți

Clienții pot fi atât persoane juridice cât și fizice. Datele unui client sunt:

Numele

CIF / CNP

Indicator TVA și numărul de înregistrare în Registrul Comerțului

Adresa (strada, oraș, județ, cod poștal, țara)

Date de contact (telefon, fax, email, site)

Pentru fiecare client se pot introduce oricâte persoane de contact.

La trimiterea unei facturi pe email se vor folosi automat adresa de email a firmei și a persoanelor de contact definite.


10. Abonamente

Abonamentele sunt folosite pentru a emite periodic facturi către clienții tăi. Ai posibilitatea de a defini oricâte abonamente și să asociezi clienții tăi la acestea. Abonamentul va crea/emite facturile abonaților asociați în urma rulării acestuia.

Abonamentele sunt foarte utile în următoarele cazuri:

ai de emis facturi pentru chirii

ai de emis facturi abonamente de acces internet, telefonie, cablu, etc...

ai de emis facturi hosting sau mentenanță

ai de facturat servicii de suport, consultanță - facturate lunar/trimestrial sau anual

sau alte servicii pe bază periodică


10.a Definirea unui abonament nou

Intri în secțiunea Abonamente și apeși butonul Abonament nou (dreapta sus).

Completezi formularul pentru crearea abonamentului.

Explicații la cele mai importante câmpuri ale formularului:

Perioada de facturare: Intervalul la care vor fi emise facturile.

De exemplu: dacă introduci 1 - facturile abonamentului vor fi emise lunar, dacă introduci 6 - facturile abonamentului vor fi emise semestrial.

Modul de facturare: Momentul în care se va emite factura.

Acesta poate fi:

înainte de perioada pe care se facturează serviciile - Anticipat

în timpul perioadei pe care se facturează serviciile - Perioada curentă

după perioada pe care se facturează serviciile - Ulterior

De exemplu - să presupunem că ai de facturat chirii pe bază lunară:

Dacă vrei ca factura să fie emisă automat înainte de perioada pentru care facturezi chiria - selectezi Anticipat.

Ziua emiterii facturilor: Ziua lunii în care facturile abonamentului vor fi emise. Înainte de această zi facturile abonamentului nu vor fi generate.

Aici poți selecta prima zi din lună, ultima zi din lună sau oricare altă zi a lunii.

De exemplu: Presupunem că definești un abonament pentru internet (modul de facturare anticipat) și selectezi ziua a-15-a la ziua emiterii.

Dacă rulezi abonamentul înainte de ziua a-15-a a lunii nu se va genera factura pentru luna următoare. Dacă rulezi abonamentul în ziua a-15-a a lunii sau ulterior factura respectivă va fi generată.

Prefixul seriei: Prefixul seriei care va fi folosită pentru a genera facturile abonamentului. Atenție! Trebuie să introduci prefixul unei serii pentru facturi.

Vei vedea o listă a tuturor seriilor disponibile dacă te duci cu mouse-ul peste iconița de help.

Penalizări: Dacă vrei ca în facturile generate de abonament să apară penalizările pentru restanțele facturilor anterioare poți selecta această opțiune.

Penalizările vor fi calculate automat din plățile și starea facturilor anterioare ale aceluiași client.

Soldul anterior: Dacă vrei ca facturile generate de abonament să conțină informații legate de soldul anterior, starea plăților și totalul de plată poți selecta această opțiune.

Soldul anterior, starea plăților și totalul de plată vor fi calculate automat din plățile și starea facturilor anterioare ale aceluiași client.

După completarea formularului va trebui să definești modelul de factură pentru abonament.

Acest model va fi folosit pentru a genera facturile pentru abonații acestui abonament. Seria definită în pasul anterior va fi folosită.

Modelul de factură se completează ca o factură normală cu următoarele excepții:

Poți selecta direct moneda în care vor fi emise facturile

Poți selecta limba facturilor

În câmpurile denumirea produselor și explicații poți folosi următoarele expresii care vor fi înlocuite automat cu valorile lor corespondente:

INCEPUT_PERIOADA - începutul perioadei de facturare

SFARSIT_PERIOADA - sfârșitul perioadei de facturare

CURS_SCHIMB - cursul de schimb pentru facturile în altă monedă decât RON

CONTRACT - numărul și data contractului - definit pentru fiecare client membru al acestui abonament

Dacă vrei ca penalizările și informații privind soldul să fie calculate automat și incluse în facturi atunci trebuie să introduci termenul de scadență și penalizările de întârziere per zi.

După salvarea modelului de abonament poți începe să asociezi abonații(clienții) la abonament.


10.b Adăugarea clienților la abonament

Dacă ai creat un abonament trebuie să adaugi clienți la acesta.

Dacă ai creat un abonament trebuie să adaugi abonați(clienți) la acesta.

Intri în secțiunea Abonamente și selectezi abonamentul.

Pe ecran va apărea lista abonaților ai acestui abonament.

Acum trebuie să apeși pe butonul Abonat nou și să completezi formularul care va apărea.

Explicații la cele mai importante câmpuri ale formularului:

Ziua emiterii: Ziua lunii în care facturile abonamentului vor fi emise. Înainte de această zi facturile abonamentului nu vor fi generate.

Dacă nu selectezi nici o zi aici se va lua în mod automat ziua emiterii pe care ai selectat-o în momentul în care ai creat abonamentul.

Această facilitate poate fi utilă dacă vrei ca un abonament să genereze facturile diferiților clienți în zile diferite ale lunii.

Data de început: Aici selectezi luna în care se va emite prima factură către abonat.

Atenție! Data introdusă aici trebuie să fie neapărat prima zi din lună.

Data de sfârșit: Data la care se termină abonamentul.

Facturat până la: Aici poți schimba manual data până la care clientul a fost facturat. Această dată se actualizează automat la fiecare factură a abonamentului emisă.

După salvare noul abonat a fost trecut în abonament.


10.c Rularea abonamentului / emiterea automată a facturilor abonamentului

Deocamdată un abonament nu emite singur facturile către abonați, ci tu trebuie să-l rulezi. În momentul rulării abonamentul va analiza toți abonații și va genera facturile pentru fiecare abonat.

Pentru a rula un abonament trebuie să intri în secțiunea Abonamente și să dai click pe abonamentul pe care vrei să-l rulezi.

Acum trebuie să apeși pe butonul Rulează abonament.

Rularea abonamentului se face în următorii pași

Primul pas: specificarea cursului de schimb (dacă modelul de abonament nu este în RON)

Pasul doi: va apărea o listă cu toate facturile care vor fi emise de către abonament. Trebuie să selectezi acele facturi pe care vrei să le emiți.

Dacă o factură care urmează să fie generată va conține penalizări, vei fi notificat asupra sumei penalizărilor și poți decide dacă să fie inclusă în factură sau nu.

Pasul trei: toate facturile selectate în pasul anterior vor fi generate iar pe ecran va apărea lista facturilor generate


11. Documente standard (de ex. contracte)

Funcționalitatea de Documente standard este folosită pentru a automatiza generarea documentelor standard pentru clienții tăi. Ai posibilitatea de a defini oricâte modele de document standard.

Șablonul de document standard conține markere care pot fi înlocuite cu datele clientului și alte valori care vor fi introduse în momentul creării unui document standard pentru un client.


11.a Adăugarea unui model(șablon) de document standard

Modelul(șablonul) de document standard este un document word, rtf sau OpenOffice care conține textul documentului standard. In cadrul textului documentului se pot folosi markere. Markerele trebuie sa fie de forma ###XYZ_123### Markerele trebuie să conțină doar MAJUSCULE (CARACTERE MARI), cifre si caracterele de delimitare: '_', '-'.

La crearea unui șablon de document standard trebuie să introduceți un nume, opțional o descriere și obligatoriu fișierul sursă care conține textul documentului standard într-unul din formatele: .doc, .docx, .rtf, .odt

În momentul salvării documentul sursă este analizat și markerele sunt extrase. Acum ai posibilitatea de a introduce valori implicite pentru aceste câmpuri. Acest pas este opțional.


11.b Generarea unui document standard

La selectarea acțiunii "Crează un document standard" va apărea un formular în care va trebui să selectezi/completezi următoarele informații:

șablonul de document standard

clientul pentru care vrei să faci documentul standard

Numărul(sau denumirea) documentului standard - care va fi înlocuit în markerul ###NUMAR_DOCUMENT### (sau ###NUMAR_CONTRACT###)

Data documentului standard - care va fi înlocuit în markerul ###DATA_DOCUMENT (sau ###DATA_CONTRACT###)

În momentul în care ai ales un șablon de document standard și un client îți vor apărea în partea de jos a formularului câmpurile pe care trebuie să le completezi. Aceste câmpuri sunt generate de markerii din șablonul de document standard.

Următoarele câmpuri vor fi COMPLETATE AUTOMAT cu datele clientului:

PERSOANA_CONTACT_CLIENT

COD_POSTAL_CLIENT

JUDET_CLIENT

NUME_CLIENT

WWW_CLIENT

ORAS_CLIENT

STRADA_NR_CONTINUARE_CLIENT

ADRESA_COMPLETA_CLIENT

NR_REG_COMERT_CLIENT

EMAIL_CLIENT

TELEFON_CLIENT

CONT_CLIENT

FAX_CLIENT

BANCA_CLIENT

CIF_CLIENT

TARA_CLIENT

STRADA_NR_CLIENT

Câmpurile ###NUMAR_DOCUMENT### (sau ###NUMAR_CONTRACT###) și ###DATA_DOCUMENT (sau ###DATA_CONTRACT###) vor fi, de asemenea, înlocuite automat cu valorile corespunzătoare introduse în partea de sus a formularului.
După salvarea documentului standard acesta poate fi descărcat într-unul din formatele:

doc (MS Word)

odt (OpenOffice/LibreOffice Writer)

pdf (Adobe Reader)

rtf (Rich Text File)

txt (Text)


12. Informaţii despre firma mea


12.a Date fiscale


12.b Conturi bancare

Poți defini conturile bancare ale firmei tale. Acestea vor apărea pe facturi.


12.c Logo


12.d Puncte de lucru


12.e Utilizatori și drepturi


12.f Abonamentul factureaza.ro


13. Șabloane

Pentru fiecare tip de document se poate alege un șablon care definește aspectul grafic al facturii generate.

O imagine cu logo-ul firmei poate fi încărcat. Acesta va fi poziționat pe document conform șablonului.


14. Mesaje

Poți defini diferite mesaje standard care vor fi trimise clienților pe email odată cu factura, la întârzierea plății sau la înregistrarea unei încasări.


15. Adăugarea unui proiect

Ca să poți introduce ore de lucru în sistemul de pontaj, trebuie mai întâi să definești un proiect.

Intri în secțiunea “Pontaj”, apoi dai click pe butonul Adaugă proiect. Completezi formularul, unde alegi:

clientul

utilizatorii care pot introduce timpi

prețul per oră

moneda în care vrei să facturezi

limba în care vrei să facturezi

descrierea proiectului, de exemplu: ”Mentenanță sisteme IT client”.

Ai posibilitatea, în același formular, să introduci Explicații care vor apărea pe factură.

După ce ai adăugat proiectul, poți trece la faza următoare, și anume la pontajul propriu-zis.


16. Cum pontez

Intri în secțiunea Pontaj, unde dai click pe Pontează. Aici completezi Data si timpul lucrat în ore și minute, precum si persoana pontată, proiectul pontat și Descrierea.

Dai click pe Adaugă pontaj, după care poți factura orele lucrate.


17. Emiterea unei facturi pe baza pontajului

În urma adăugării proiectului a introducerii orelor de lucru în sistemul de pontaj, poți emite factura.

Din secțiunea Pontaj dai click pe Facturare ore lucrate, unde selectezi:

clientul pe care vrei să-l facturezi

perioada de facturare

proiectele care se facturează

dacă îl dorești detaliat sau rezumat

După ce selectezi aceste detalii, poți alege să emiți factura finală, sau o proformă.

Dai click pe Emite factura, după care poți completa seria facturii și scadența, restul datelor completându-se automat.


18. Utilizatori și angajați

În funcție de tipul abonamentului, o firmă beneficiază de un anumit număr de utilizatori ce pot fi adăugați. Fiecare utilizator va folosi contul firmei cu drepturi depline. În ceea ce privește angajații, numărul acestora este nelimitat.

Diferența dintre cele două clase de conturi constă în posibilitatea utilizatorilor de a se autentifica pe factureaza.ro, implicit de a folosi serviciul. Datele necesare pentru adăugarea unui utilizator/angajat sunt:

nume și prenume;

email;

nume utilizator (necesar pentru autentificare);

parolă (doar pentru utilizatori).

Odată ce a emis documente, un utilizator nu mai poate fi șters. În acest caz, va fi transformat în angajat prin retragerea parolei folosite pentru autentificare.


19. Sistemul de permisii

Sistemul este disponibil doar pentru abonamentele X, Y, Z.

Ca setare implicită a contului, acesta este dezactivat pentru a nu îngreuna funcționarea aplicației. Concret, fiecare utilizator are drepturi de administrator. Dacă dorești să limitezi accesul unor utilizatori la anumite resurse, poți activa sistemul de drepturi.

Accesează meniul “Firma mea”, urmat de submeniul “Utilizatori și angajați”. Odată activat sistemul de permisii, nu îți rămâne decât să retragi drepturile de administrator pentru fiecare utilizator pe care dorești să îl restricționezi.

Limitarea accesului se poate face și pentru fiecare document. Deasupra câmpului de salvare a unui document, vei remarca căsuța “Limitează accesul”. Vei accesa o listă cu utilizatorii cărora li se pot retrage sau oferi drepturi de control asupra documentului respectiv, bifând sau debifând opțiunea dorită.

Bine de știut: Drepturile administratorului sau ale emitentului unui document nu pot fi revocate!


19.a Activarea sistemului de drepturi

Pentru a activa sistemul de drepturi, accesează meniul "Firma mea" (dreapta sus), urmat de submeniul "Utilizatori și angajați". După activarea sistemului de drepturi, toți utilizatorii contului vor primi statutul de administrator. În tabela cu Utilizatori / Angajați va aparea o coloană adițională care va indica dacă un utilizator este administrator.

Pentru a putea folosi avantajele sistemului de drepturi, e nevoie să scoți drepturile de administrator pentru utilizatorii care vor avea anumite restricții, lăsând ca administratori doar utilizatorii care vor avea acces la orice resursă (document, setare, configurare, decizie, etc.)

După ce ai activat sistemul de drepturi și ai retrogradat o parte din utilizatorii tăi, poți limita accesul la un document sau la o serie de documente. Limitarea accesului la un document se face bifând căsuța "Limitează accesul", care se află imediat deasupra butonului de salvare al unui document. Va apărea o listă de utilizatori cărora li se pot lua sau da permisii asupra documentului bifând sau debifând căsuța corespunzătoare.

Drepturile asupra unui document nu pot fi niciodată revocate unui administrator sau emitentului documentului respectiv !

Un mecanism similar este disponibil pentru seriile de documente. Un utilizator care nu are permisii pe o anumită serie nu va putea adăuga un document în seria respectivă. Această limitare poate fi utilă când ai definit câte o serie per punct de lucru si vrei sa izolezi accesul după acest criteriu.


20. Backup automatizat pe e-mail

Dacă dorești să primești backup pe e-mail, intri în secțiunea Configurări documente, și selectezi din submeniu Backup.

Dând click pe căsuța din dreapta textului “Trimite backup pe email”, activezi opțiunea de backup.

După această selecție este obligatoriu să introduci adresa de e-mail la care dorești să-l primești, precum și intervalul de backup, care poate fi:

Săptămânal (în fiecare zi de luni pentru săptămâna precedentă)

Lunar (în prima zi a lunii pentru luna precedentă)

În dreptul fiecărui câmp ai un buton “I”, care, ducând mouse-ul pe el, oferă detalii suplimentare despre câmpul respectiv.

După ce ai introdus setările de mai sus, apeși butonul Salvează sau Anulează, în cazul în care te-ai răzgândit.


21. Valori implicite

Pentru o facturare mai ușoară și mai rapidă, îți recomandăm să stabilești valori implicite. Pentru a face acest lucru, accesează din secțiunea Configurări documente opțiunea Valori implicite din submeniu.

De aici, poți seta Valori implicite pentru facturare, respectiv:

Moneda (implicit RON)

Cota TVA (procente) implicit 19% pentru firmele plătitoare de TVA

Curs BNR

Termenul scadent în zile (pentru facturi sau proforme noi emise)

Penalizările în procente pe zi (pentru facturile la care vrei să folosești această opțiune)

Bifând căsuța aflată sub aceste câmpuri, selectezi opțiunea de a adăuga codul produselor pe factură / proformă / aviz.


21.a Valori implicite pentru explicații / mențiuni

Poți stabili de asemenea valori implicite pentru explicații/ mențiuni, care vor fi adăugate pe toate documentele create (facturi, facturi proforme, chitanțe, avize). Ele vor apărea după tabelul cu produse/ servicii al documentului creat.

Aici poți introduce de exemplu reguli de penalizări mai complexe, motive pentru scutirea de TVA, referințe la contracte, legi, etc.

Pentru adăugarea automată în câmpul Mențiuni al facturii a datelor utilizatorului care emite documentul, sau a cursului de schimb de pe factură, număr de linii, total cantitate, poti folosi următoarele markere, care vor fi înlocuite automat cu valorile lor corespondente:

TOTAL_CANTITATE se va înlocui cu cantitatea totală a produselor / serviciilor

NUMAR_LINII se va înlocui cu numărul de linii de pe factură

NUME_UTILIZATOR se va înlocui cu numele utilizatorului care emite documentul

PRENUME_UTILIZATOR se va înlocui cu prenumele utilizatorului care emite documentul

CNP_UTILIZATOR se va înlocui cu codul numeric personal al utilizatorului care emite documentul

DOCUMENT_IDENTITATE_UTILIZATOR se va înlocui cu detalii despre documentului de identitate al utilizatorului care emite documentul

CURS_SCHIMB se va înlocui cu cursul de schimb de pe factură

Limba implicită este româna, dar poți selecta ca Explicațiile/ mențiunile implicite să fie și în limba engleză, spaniolă, italiană, franceză, germană sau maghiară.

După ce ai setat valorile dorite, poți salva dând click pe butonul Salvează, sau, dacă te-ai răzgândit, poți anula dând click pe butonul Anulează.


22. Modele/ Șabloane document

Pentru fiecare tip de document se poate alege un șablon care definește aspectul grafic al facturii generate.

Șablonul implicit este cel clasic. Tu poți schimba șablonul implicit pentru fiecare tip de document.

Pentru a efectua modificarea, intră în secțiunea Configurări documente, alege apoi din submeniu opțiunea Modele & Șabloane.

De aici, poți seta un șablon pentru orice tip de document, respectiv:

Facturi

Facturi proforme

Chitanțe

Avize

În funcție de tipul de document, poți opta pentru mai multe template-uri/ șabloane diferite.

Template-ul se alege în funcție de nevoile tale: dacă ai foarte multe produse pe o singură factură, dacă dorești factura într-un format mai mic, dacă dorești să scoți mai multe exemplare pe aceeași pagină, sau dacă dorești factura și chitanța pe aceeași pagină.

Există și un buton de căutare rapidă dacă dorești să găsești mai repede șablonul dorit, în dreapta sus.

ATENȚIE! Mărimea fontului ales, poate influența așezarea în pagină a textului facturii. De exemplu, dacă observi că nu încape totul pe o pagină, setează o mărime mai mică a fontului.

Nu este necesară o salvare ulterioră, doar selectați șablonul dorit printr-un singur click.


23. Configurări notificări

Poți defini diferite mesaje standard care vor fi trimise clienților pe e-mail odată cu factura, la întârzierea plății sau la înregistrarea unei încasări.


23.a Trimitere automată a notificărilor de plată pentru facturile scadente

Facturile scadente pot fi trimise automat pe email către clienţi. Tu vei primi un e-mail cu lista facturilor trimise.

Din secțiunea Configurări Notificări bifezi căsuța Activează notificarea automată, apoi selectezi când anume dorești să fie trimise, și anume cu câte zile înainte de data scadentă prin completarea câmpului “Trimite facturile cu … zile înainte de scadență” și la ce interval după data scadentă, prin completarea câmpului “iar apoi odată la … zile”.

Poți, de asemenea, să incluzi link-ul de vizualizare și plată online a documentului în e-mail-uri, prin bifarea căsuțeii Activează inserarea link-ului în e-mail-uri. Astfel, când trimiți o factură pe e-mail se va insera automat un link securizat clientul tău o va putea vizualiza și o va putea descărca în format PDF. Dacă funcția de încasare facturi online este activată, atunci link-ul va conține și butonul de plată online a facturii tale.

După ce ai făcut setările dorite, dă click pe butonul Salvează, sau dacă dorești să anulezi totul, dă click pe butonul Anulează.


23.b Mesajul de notificare la trimiterea facturilor, proformelor, avizelor și a chitanțelor pe e-mail

Acest mesaj este conținut în e-mail-ul ce se trimite către client în momentul în care trimiți un document (factură, proformă, chitanță, aviz). Modificarea acestui mesaj standard se face editând formularul din secțiunea Configurări Notificări.

Detaliile documentului se stabilesc completând formularul cu parametri precum:

DATA_FACTURA se va înlocui cu data facturii

NUMAR_FACTURA se va înlocui cu numărul facturii

DATA_AVIZ se va înlocui cu data avizului

NUMAR_AVIZ se va înlocui cu numărul avizului

DATA_CHITANTA se va înlocui cu data chitanței

NUMAR_CHITANTA se va înlocui cu numărul chitanței

NUME_FIRMA se va înlocui cu numele firmei tale

NUME_UTILIZATOR se va înlocui cu numele tău

Limba implicită este româna, dar poți selecta ca mesajul să fie și în limba engleză, spaniolă, italiană, franceză, germană sau maghiară.

După ce ai modificat textul, poți salva dând click pe butonul Salvează, sau, dacă te-ai răzgândit, poți anula dând click pe butonul Anulează.


23.c Mesajul de confirmare a încasării

Acest mesaj îl poţi trimite către client după ce înregistrezi o plată.

Modificarea mesajului standard se face editând formularul din secțiunea Configurări Notificări.

Detaliile documentului se stabilesc completând formularul cu parametri precum:

DATA_FACTURA se va înlocui cu data facturii

NUMAR_FACTURA se va înlocui cu numărul facturii

NUME_FIRMA se va înlocui cu numele firmei tale

NUME_UTILIZATOR se va înlocui cu numele tău

Limba implicită este româna, dar poți selecta ca mesajul să fie și în limba engleză, spaniolă, italiană, franceză, germană sau maghiară.

După ce ai modificat textul, poți salva dând click pe butonul Salvează, sau, dacă te-ai răzgândit, poți anula dând click pe butonul Anulează.


23.d Mesajul de amintire la întârzierea plăţii

Acest mesaj se trimite către client în momentul s-a depăşit termenul de plată.

Modificarea mesajului standard se face editând formularul din secțiunea Configurări Notificări.

Detaliile documentului se stabilesc completând formularul cu parametri precum:

DATA_FACTURA se va înlocui cu data facturii

NUMAR_FACTURA se va înlocui cu numărul facturii

NUME_FIRMA se va înlocui cu numele firmei tale

NUME_UTILIZATOR se va înlocui cu numele tău

Limba implicită este româna, dar poți selecta ca mesajul să fie și în limba engleză, spaniolă, italiană, franceză, germană sau maghiară.

După ce ai modificat textul, poți salva dând click pe butonul Salvează, sau, dacă te-ai răzgândit, poți anula dând click pe butonul Anulează.


24. Export integral de date

Poți oricând să exporți datele asociate contului tău. Din meniul principal dai click pe Abonamentul factureaza.ro, unde găsești opțiunea Export date.

Se va deschide apoi o fereastră cu informații despre:

exportul integral al datelor asociate contului tău

formatul în care vor fi exportate

adresa de e-mail la care vor fi exportate datele

După ce ai citit cu atenție informațiile, tot ce trebuie să faci este să confirmi, dând click pe butonul Confirm. În cazul în care te răzgândești dai click pe butonul Anulează.


25. Ștergerea contului

Poți oricând să renunţi la contul tău la factureaza.ro și să ștergi datele asociate contului tau.

Din secțiunea Firma mea sau Contul meu dai click pe Abonamentul meu la factureaza.ro. Dai apoi click pe butonul Șterge contul.

Se va deschide o fereastră cu informații despre ștergerea tuturor datelor asociate contului tău. Va fi cerută o confirmare suplimentară a unei persoane autorizate, pentru a evita tentativa de fraudă.

După ce ai citit cu atenție informațiile, tot ce trebuie să faci este să confirmi, dând click pe butonul Confirm. În cazul în care te răzgândești dai click pe butonul Anulează.


26. Închiderea contului

Poți oricând să renunţi la contul tău la factureaza.ro.

Din secțiunea Firma mea sau Contul meu dai click pe Abonamentul meu la factureaza.ro. Dai apoi click pe butonul Șterge contul.

Se va deschide o fereastră cu informații despre închiderea contului tău. Contul tău va fi dezactivat, însă nu și datele asociate acestuia, existând posibilitatea reactivării contului la o dată ulterioară, prin cererea unei persoane autorizate.

După ce ai citit cu atenție informațiile, tot ce trebuie să faci este să confirmi, dând click pe butonul Confirm. În cazul în care te răzgândești dai click pe butonul Anulează.


27. Rapoarte speciale

Din meniu selectezi Rapoarte, de unde accesezi secțiunea Rapoarte speciale. După ce accesezi Rapoarte speciale, tot ce trebuie să faci este să selectezi perioada pe care dorești raportul.

Acest raport special oferă date sau indicatori pentru fiecare client:

Total facturat

Total încasat

Întârzierea medie de plată

Întârzierea cumulata la plată

După ce ai selectat perioada, dai click pe butonul Descarcă, după care raportul va fi descărcat în format XML.


28. Rapoarte facturi si facturi proforme

Din meniu selectezi Rapoarte, de unde accesezi secțiunea Facturi sau Facturi proforme, în funcție de raportul pe care îl dorești.

Ulterior accesării, pe coloana din stânga ai o listă lungă de criterii în funcție de care este generat raportul:

Stare

Plată

Data facturii

Data plății

Data scadenței

Client

Serie

Număr

Monedă

Autor

Cuvinte cheie

De asemenea, poți grupa rezultatul după:

Client

Monedă

Serie

Autor

În urma generării raportului poți șterge facturile rezultate, le poți descărca, trimite pe e-mail (atât facturile, cât și mesaje de confirmare a încasării și mesaj de amintire a plății facturilor respective), sau chiar să le exporți.

Formatele în care poți descărca raportul sunt variate:

MS Excel

ZIP

PDF

JSON

XML

SAGA

În dreapta sus ai exporturile pentru toate rezultatele raportului. Selectând checkbox-urile din stânga poți selecta rezultatele specifice pe care le poți exporta cu butonul aflat în partea din stânga sus a tabelului.

Formatele enumerate mai sus sunt valabile și pentru exportul raportului.


29. Rapoarte avize și chitanțe

Din meniu selectezi Rapoarte, de unde accesezi secțiunea Avize sau Chitanțe, în funcție de raportul pe care îl dorești.

Ulterior accesării, pe coloana din dreapta ai o listă lungă de criterii în funcție de care este generat raportul:

Stare

Dată

Client

Serie

Număr

Monedă

Autor

Cuvinte cheie

De asemenea, poți grupa rezultatul după:

Client

Monedă

Serie

Autor

În urma generării raportului poți trimite documentele pe e-mail sau să le exporți.

Formatele în care poți descărca raportul sunt variate:

MS Excel

ZIP

PDF

JSON

XML

SAGA

În dreapta sus ai exporturile pentru toate rezultatele raportului. Selectând checkbox-urile din stânga poți selecta rezultatele specifice pe care le poți exporta cu butonul aflat în partea din stânga sus a tabelului.

Formatele enumerate mai sus sunt valabile și pentru exportul raportului.


30. Cum modifici design-ul documentelor

Setarea sau modificarea design-ului documentelor se poate face accesând secțiunea Configurări documente, apoi din submeniu selectezi Culori & fonturi.

Setarea și modificarea culorilor.

Poți modifica oricând culorile:

Textului general al documentelor

Titlurilor

Link-urilor

Marginilor de tabel

Rândurilor pare

Rândurilor impare

Fiecare culoare este alcătuită dintr-un cod. Acel cod va apărea în caseta de unde ai selectat culoarea. Când dai click pe casetă, se deschide o fereastră mică de unde poți alege absolut ce culoare vrei.


31. Setarea și modificarea fonturilor

Poate fi modificat oricând tipul fontului referitor la:

Date factură

Conținut tabel

Poți schimba mărimea a diferitelor fonturi:

Textului generic

Dimensiune font în tabel (facturi fără TVA, proforme, avize)

Dimensiune font în tabel la facturi cu TVA

Dimensiune font cap tabel (facturi fără TVA, proforme, avize)

Dimensiune font cap tabel la facturi cu TVA

Dimensiune font date pentru blocul client, furnizor, date facturare, alte informații

Dimensiune font "titluri"(texte mari)

Dimensiune font "subtitluri"(texte medii)

După ce efectuezi toate modificările dorite, ai butonul Salvează sau Anulează.

Imediat sub aceste butoane poți previzualiza în timp real efectele setărilor efectuate pe o factură exemplu. Dacă îți place cum arată, salvezi, dacă nu, anulezi toată acțiunea, sau faci alte modificări.

Acum că știi totul despre facturare, creează-ți un cont gratuit!

Franz mobile