Integrare completă e-Factura

Ce este e-Factura?

e-Factura este factura emisă, transmisă şi primită într-un format digital de tip XML – sintaxa UBL (Universal Business Logic) care permite înțelegerea și procesarea rapidă de către un software.

Exemplarul original al facturii electronice se consideră fişierul de tip XML însoţit de semnătura electronică. Elementele specifice facturilor emise în format electronic sunt marca temporală (modalitatea de garantare a momentului emiterii facturii) şi semnătura electronică.

Cu alte cuvinte, o factură în format PDF pe care i-o trimiți clientului online (pe email) nu este o factură electronică.

Conform Ministerului de Finanțe, "E-factura – sistem obligatoriu de facturare electronică a fost demarat în vederea eficientizării colectării impozitelor și taxelor, vizând în principal îmbunătățirea și consolidarea gradului de colectare a TVA și prevenirea/combaterea evaziunii fiscale." Pe scurt, pentru un mai bun control fiscal, facturile emise de operatorii economici trebuie să ajungă în SPV ANAF prin sistemul e-Factura.

Cine trebuie să trimită facturile în SPV ANAF prin e-Factura?

Începând cu 1 ianuarie 2024, e-Factura este obligatorie în orice tranzacție dintre două entități juridice.

Înainte de 2024, e-Factura era deja obligatorie (și continua să fie) și pentru toți operatorii economici (indiferent de organizarea juridică) care:

Consultă aici lista categoriilor de produse cu risc fiscal ridicat (cu menţiunea că este foarte probabil să fie actualizată periodic).

Indiferent dacă ești sau nu înregistrat în scopuri de TVA, dacă te încadrezi în oricare dintre categoriile de obligativitate de mai sus, trebuie să folosești sistemul e-Factura.

e-Factura NU se folosește deocamdată în situațiile B2C (business to consumer), adică atunci când o firmă sau un PFA emite facturi către clienți persoane fizice. Excepție fac doar facturile încasate cu vouchere de vacanță.

Cum folosești factureaza.ro ca să trimiți facturile în SPV ANAF prin sistemul e-Factura

Ai două variante:

Indiferent dacă alegi varianta manuală sau automată, nu uita să trimiți factura simplă separat ca PDF pe email-ul clientului tău.

Cu varianta manuală vei folosi factureaza.ro doar ca să generezi e-Factura:

Ca să descarci fișierul, intri pe factură și dai click pe e-Factura:

Verifici dacă datele pre-completate de aplicație pentru e-Factura sunt corecte și apoi dai click pe butonul Descarcă:

Însă noi îți recomandăm să activezi integrarea automată cu e-Factura. Astfel, procesul de generarea și transmitere a e-Facturilor se va face cu intervenție minimă din partea ta. În plus, vei putea activa și preluarea automată a e-Facturilor de la furnizorii tăi.

Cum funcționează integrarea automată cu e-Factura

În primul rând trebuie să ai acces cu certificat digital în SPV-ul afacerii tale.

Cei de la îți pun la dispoziție două variante: semnătura electronică pe TOKEN* sau semnătura electronică în CLOUD*.

Cu certSign Paperless (în cloud)* poţi semna electronic de la distanţă orice document, cu valoare legală, fără token şi fără instalarea unor drivere speciale, de pe orice dispozitiv (inclusiv smartphone sau tabletă). Vezi detalii*.

Pentru varianta cu token, certSIGN* oferă un pachet complet format din certificat digital calificat pentru semnătură electronică, dispozitiv calificat de creare a semnăturilor electronice (token) şi clickSIGN (aplicație software de semnare). Vezi detalii*.

Citește mai multe despre certificatul digital certSign aici*.

Iată pașii pe scurt:

Intri aici și îți deschizi un cont pe factureaza.ro (te bucuri de primele trei luni gratis).

Apoi, trebuie să te asiguri că token-ul este introdus în calculator (pentru varianta de certificat pe token). Sau, dacă folosești certSign în cloud, trebuie să configurezi contul PaperLESS webSIGN si să instalezi aplicatia vTOKEN.

În contul tău nou pe factureaza.ro, mergi la meniul e-Factura și activezi integrarea așa cum vezi în imaginile de mai jos:

Dacă ai chiar tu acces în SPV, dă click pe butonul din stânga.

Dacă altcineva accesează SPV-ul afacerii tale pentru tine (de exemplu, contabilitatea), dă click pe butonul din dreapta. Și trimite link-ul rezultat pe email, ca în imaginea de mai jos.

Indiferent cine continua activarea integrarii, tu sau altă persoană cu acces în SPV, ultimul pas este un click pe butonul OK, ca mai jos:

Atenție: dacă token-ul este activ și totuși primești eroare, recomandăm folosirea modului incognito al browser-ului (sau poți încerca prin Firefox).

Ca să verifici dacă activarea a fost făcută cu succes, intră din nou la meniul e-Factura din contul tău pe factureaza.ro. Ar trebui să vezi acest ecran:

Cum activezi primirea automată a e-Facturilor de la furnizori

În imaginea de mai sus, observă bifa Preluare automată e-facturi. Dă click pe bulină și salvează. Asta e tot, de acum, ori de câte ori un furnizor îți transmite e-Factura, o vei primi automat și în contul tău pe factureaza.ro la secțiunea Documente furnizori.

e-Facturile de la furnizori vor intra atât în format XML UBL, cât și în format PDF, ca să le poți vizualiza ușor. Nu mai ai nevoie de convertoare sau de alte soluții complicate. Nu mai trebuie să intri în SPV să le cauți.

Cum generezi și transmiți automat e-Facturi în SPV ANAF

Poți să generezi și să alegi momentul în care e-Factura va fi trimisă în SPV ANAF:

Indiferent în care dintre situațiile de mai sus de afli, pașii sunt aceeași:

Dacă te-ai răzgândit și vrei să mai lucrezi pe factură înainte s-o transmiți în SPV ANAF, scoate bifa de la căsuța Confirm că factura poate fi trimisă la e-Factura cu datele de mai sus.

Cum verifici statusul e-Factura după trimiterea automată în SPV

După ce ai trimis e-factura în SPV ANAF, poți oricând verifica statusul trimiterii.

Pentru început, intră pe factura pentru care vrei să faci verificarea.

Apoi, din meniul vertical din dreapta facturii, dă click pe submeniul e-Factura.

Se va deschide o pagină nouă, unde vei găsi statusul e-factura și indexii de încărcare, respectiv descărcare.

Dacă dorești, poți activa și opțiunea prin care versiunea PDF a facturilor transmise automat în SPV să conțină atât index de încărcare de la ANAF, cât și index de descărcare.

În acest caz, PDF-urile se vor actualiza automat cu ultimul index primit de la ANAF.

Opțiunea este utilă atunci când le trimiți clienților facturile pe email: cu ajutorul indexului de descărcare listat în PDF, clientul va identifica rapid e-Factura în propriul SPV.

Accesează pagina Setări e-Factura din contul tău pe factureaza.ro și bifează opțiunea ca, implicit, indecși să fie afișați pe orice factură în format PDF care a fost transmisă automat în sistemul RO e-Factura.

Dacă, din varii motive, pe anumite facturi nu vrei să fie afișați indecșii, atunci:

Nu în ultimul rând, din meniul Facturare, poți filtra facturile emise prin factureaza.ro după mai multe filtre utile:

*Când dai click pe link-urile și dacă decizi să cumperi sau să te abonezi la produsele sau serviciile respective, factureaza.ro va primi un mic comision de afiliere din partea furnizorului respectiv.