factureaza.ro
Tu ce facturezi azi?

Integrare completă e-Factura

Cu transmiți automat e-Facturi în SPV. Și tot automat primești e-Facturi de la furnizori.

Automatizează. Creează un cont pe

Ce este e-Factura?

e-Factura este factura emisă, transmisă şi primită într-un format digital de tip XML – sintaxa UBL (Universal Business Logic) care permite înțelegerea și procesarea rapidă de către un software.

Exemplarul original al facturii electronice se consideră fişierul de tip XML însoţit de semnătura electronică. Elementele specifice facturilor emise în format electronic sunt marca temporală (modalitatea de garantare a momentului emiterii facturii) şi semnătura electronică.

Cu alte cuvinte, o factură în format PDF pe care i-o trimiți clientului online (pe email) nu este o factură electronică.

Conform Ministerului de Finanțe, "E-factura – sistem obligatoriu de facturare electronică a fost demarat în vederea eficientizării colectării impozitelor și taxelor, vizând în principal îmbunătățirea și consolidarea gradului de colectare a TVA și prevenirea/combaterea evaziunii fiscale." Pe scurt, pentru un mai bun control fiscal, facturile emise de operatorii economici trebuie să ajungă în SPV ANAF prin sistemul e-Factura.

Cine trebuie să trimită facturile în SPV ANAF prin e-Factura?

Începând cu 1 ianuarie 2024, e-Factura este obligatorie în orice tranzacție dintre două entități juridice.

Orice firmă sau PFA care emite facturi către o altă firmă sau un alt PFA va trebui să transmită și să preia e-Facturi.

Înainte de 2024, e-Factura era deja obligatorie (și continua să fie) și pentru toți operatorii economici (indiferent de organizarea juridică) care:

vând produse și servicii către instituțiile statului (relații de afaceri de tipul B2G, adică Business to Government);

vând produse cu risc ridicat* către alți operatori economici (relații de tipul B2B, adică Business to Business);

încasează de la persoane fizice vouchere de vacanță (relații de tipul B2C, adică Business to Client).

Consultă aici lista categoriilor de produse cu risc fiscal ridicat (cu menţiunea că este foarte probabil să fie actualizată periodic).

Indiferent dacă ești sau nu înregistrat în scopuri de TVA, dacă te încadrezi în oricare dintre categoriile de obligativitate de mai sus, trebuie să folosești sistemul e-Factura.

e-Factura NU se folosește deocamdată în situațiile B2C (business to consumer), adică atunci când o firmă sau un PFA emite facturi către clienți persoane fizice. Excepție fac doar facturile încasate cu vouchere de vacanță.

Cum folosești factureaza.ro ca să trimiți facturile în SPV ANAF prin sistemul e-Factura

Ai două variante:

workflow e-factura

Indiferent dacă alegi varianta manuală sau automată, nu uita să trimiți factura simplă separat ca PDF pe email-ul clientului tău.

Cu varianta manuală vei folosi factureaza.ro doar ca să generezi e-Factura:

odată ce ai emis factura prin factureaza.ro, generezi fișierul în format UBL;

descarci fișierul pe calculatorul tău (sau pe telefon, tabletă ori laptop);

trimiți fișierul pe email contabilului tău;

contabilul intră în SPV și încarcă fișierul.

Ca să descarci fișierul, intri pe factură și dai click pe e-Factura:

generarea fisierelor xml pentru e-factura pe factureaza.ro

Verifici dacă datele pre-completate de aplicație pentru e-Factura sunt corecte și apoi dai click pe butonul Descarcă:

generarea fisierelor xml pentru e-factura pe factureaza.ro

Însă noi îți recomandăm să activezi integrarea automată cu e-Factura. Astfel, procesul de generarea și transmitere a e-Facturilor se va face cu intervenție minimă din partea ta. În plus, vei putea activa și preluarea automată a e-Facturilor de la furnizorii tăi.

Cum funcționează integrarea automată cu e-Factura

În primul rând trebuie să ai acces cu certificat digital în SPV-ul afacerii tale. Citește mai multe despre certificatul digital aici.

Iată pașii pe scurt:

Intri aici și îți deschizi un cont pe factureaza.ro (te bucuri de primele trei luni gratis).

Apoi, token-ul certificatului digital trebuie să fie activ, fie că este vorba de un token online sau de unul fizic care trebuie introdus în calculatorul de pe care se lucrează.

În contul tău nou pe factureaza.ro, mergi la meniul e-Factura și activezi integrarea așa cum vezi în imaginile de mai jos:

accesare e-Factura din meniu

Dacă ai chiar tu acces în SPV, dă click pe butonul din stânga.

autorizare acces e-factura

Dacă altcineva accesează SPV-ul afacerii tale pentru tine (de exemplu, contabilitatea), dă click pe butonul din dreapta. Și trimite link-ul rezultat pe email, ca în imaginea de mai jos.

link autorizare acces e-factura

Indiferent cine continua activarea integrarii, tu sau altă persoană cu acces în SPV, ultimul pas este un click pe butonul OK, ca mai jos:

acceptare certificat browser

Atenție: dacă token-ul este activ și totuși primești eroare, recomandăm folosirea modului incognito al browser-ului (sau poți încerca prin Firefox).

Ca să verifici dacă activarea a fost făcută cu succes, intră din nou la meniul e-Factura din contul tău pe factureaza.ro. Ar trebui să vezi acest ecran:

meniu e-factura activat

Cum activezi primirea automată a e-Facturilor de la furnizori

În imaginea de mai sus, observă bifa Preluare automată e-facturi. Dă click pe bulină și salvează. Asta e tot, de acum, ori de câte ori un furnizor îți transmite e-Factura, o vei primi automat și în contul tău pe factureaza.ro la secțiunea Documente furnizori.

e-Facturile de la furnizori vor intra atât în format XML UBL, cât și în format PDF, ca să le poți vizualiza ușor. Nu mai ai nevoie de convertoare sau de alte soluții complicate. Nu mai trebuie să intri în SPV să le cauți.

Cum generezi și transmiți automat e-Facturi în SPV ANAF

Poți să generezi și să alegi momentul în care e-Factura va fi trimisă în SPV ANAF:

Atunci când creezi factura.

După ce ai creat și salvat factura: deschizi orice factură deja creată și dai click pe Modifică.

modifica factura

Indiferent în care dintre situațiile de mai sus de afli, pașii sunt aceeași:

Dai click pe secțiunea Setări e-Factura.

setari e-factura

Treci prin cele 4 tab-uri și completezi cu datele relevante câmpurile obligatorii și, dacă dorești, și pe cele opționale.

După ce te-ai asigurat că ai completat corect, bifează căsuța Confirm că factura poate fi trimisă la e-Factura cu datele de mai sus.

În acest moment, opțiunea implicită este să creezi sau să salvezi factura ca emisă, deoarece o ciornă nu poate fi transmisă în SPV ANAF. Dacă alegi manual să revii la ciornă, atunci aplicația va debifa automat căsuța e-Factura.

Alege când vrei ca factureaza.ro să transmită factura pentru tine. Poți alege să transmiți e-Factura instant, atunci când apeși pe butonul Creează factura ca emisă (sau ca închisă).

salveaza factura

Sau poți alege să programezi transmiterea e-Facturii, la o anumită oră și într-o anumită zi.

programeaza trimitere e-factura

Dacă te-ai răzgândit și vrei să mai lucrezi pe factură înainte s-o transmiți în SPV ANAF, scoate bifa de la căsuța Confirm că factura poate fi trimisă la e-Factura cu datele de mai sus.

Cum verifici statusul e-Factura după trimiterea automată în SPV

După ce ai trimis e-factura în SPV ANAF, poți oricând verifica statusul trimiterii.

Pentru început, intră pe factura pentru care vrei să faci verificarea.

Apoi, din meniul vertical din dreapta facturii, dă click pe submeniul e-Factura.

status e-factura

Se va deschide o pagină nouă, unde vei găsi statusul e-factura și indexii de încărcare, respectiv descărcare.

e-factura index incarcare index descarcare

Nu în ultimul rând, din meniul Facturare, poți filtra facturile emise prin factureaza.ro după mai multe filtre utile:

fără eFactura: pentru aceste facturi nu s-a generat e-Factura

trimisă fără erori: e-Factura a fost transmisă fără erori în SPV ANAF, a primit index de încărcare, așteaptă validarea de la ANAF (nu trebuie să faci nimic)

trimisă cu erori: trimiterea a fost încercată, dar a eșuat (verifică dacă ai completat corect câmpurile e-Factura și apoi trimite din nou)

neacceptată cu erori: e-Factura a fost trimisă în SPV, are index de încărcare, dar NU a fost validată de ANAF; de exemplu, firma căreia i-ai emis factura a fost radiată sau ai trimis deja această factură în SPV ( factureaza.ro îți va trimite un mail de alertă care va conține motivul invalidării ca să poți remedia situația și, dacă e cazul, să transmiți din nou e-Factura)

acceptată la e-Factura: e-Factura a fost transmisă în SPV și acceptată de ANAF, are atât index de încărcare, cât și index de descărcare

Pentru mai multe detalii despre e-Factura, îți recomandăm aceste articole de pe blogul factureaza.ro.

Ca să te autorizezi cu certificat digital în contul SPV afacerii tale, urmează pașii din acest tutorial aici.

Pentru detalii despre prețurile și abonamentele factureaza.ro intră aici.

Sperăm că toate aceste informații ți-au fost de folos. Îți urăm spor la e-Facturat! Și nu uita că pe factureaza.ro primele trei luni sunt gratuite și fără nicio limită. Creează cont.