Manual facturi online

Pe scurt - facturi online pentru nerăbdători

factureaza.ro permite generarea de facturi, facturi proforme, avize și chitanțe.

Documentele se generează ca fișiere PDF care se pot imprima, descărca sau trimite pe email.

Sunt disponibile mai multe șabloane care definesc aspectul facturilor generate.

Facturile pot fi personalizate prin încărcarea logo-ului firmei.

De asemenea, serviciul oferă posibilitatea de căutare avansată după facturi, proforme, avize și chitanțe, de descărcare de arhive cu documente și de generare de rapoarte în format Excel.

Evidența facturilor este facilitată printr-un sistem de stări: ciornă, emis, închis. În acest fel vei avea tot timpul situațiile nerezolvate sub control (facturi neachitate, plăți întârziate etc).

Prin administrarea clienților și a produselor / serviciilor tale crești viteza de generare a documentelor.

Pentru a emite periodic în mod automat facturi către clienții tăi poți folosi abonamentele.

Evidența orelor lucrate o poți ține folosind sistemul de pontaj. Introduci proiectele la care lucrezi și poți adăuga orele lucrate. Poți genera automat facturile pentru orele lucrate.

Poți genera Documente standard pentru clienții tăi. Trebuie doar să adaugi un șablon de document standard - un simplu fișier word, rtf, openoffice, libreoffice. Astfel poți automatiza crearea documentelor standard pentru clienții tăi.

Poți achiziționa credite pe care le folosești la trimiterea prin fax a facturilor și a celorlalte documente.

Manual facturi online

Înscrierea firme tale pe factureaza.ro

Înscrierea firmei pe factureaza.ro se face în foarte scurt timp prin completarea unui formular cu datele firmei. Imediat după aceasta, contul firmei este activ și poți începe să emiți facturi, proforme, avize și chitanțe. Datele necesare pentru înscriere sunt:

  • Numele firmei
  • CIF - Codul de identificare fiscală (fără indicatorul TVA "RO" pentru firmele plătitoare de TVA)
  • Numele contului - Acest nume va fi folosit la autentificare
  • Datele utilizatorului primar - prenume, nume, nume utilizator, parola, adresa de email
    Pentru autentificare se va folosi numele contului, numele utilizator și parola
  • Datele de contact ale firmei - adresa (strada, număr, localitate, județ) și telefon

Alte date pe care le poți introduce:

  • Indice TVA ( RO ) pentru firme plătitoare de TVA
  • Capitalul social pentru SRL respectiv subscris și vărsat pentru SA
  • Datele bancare - banca și contul primar al firmei
  • Date de contact - Fax, email, site

Datele introduse aici vor apărea pe facturi. Ele se pot modifica ulterior la punctul "Firma mea" » "Datele firmei și logo".

Utilizatori & Angajați

O firmă înscrisă la factureaza.ro poate să adauge utilizatori în limita dată de tipul abonamentului. Fiecare utilizator va avea drepturi depline pe contul firmei.
Numărul de angajați nu este limitat.

Diferența dintre utilizatori și angajați este dată de faptul că utilizatorii se pot autentifica pe factureaza.ro și pot astfel folosi acest serviciu. Atât datele angajaților cât și cele ale utilizatorilor pot fi utilizate pe documentele generate (de exemplu la informațiile delegatului care apar pe avize, facturi sau proforme).

Datele necesare pentru introducerea unui utilizator / angajat sunt:

  • Numele și prenumele
  • Email
  • Nume utilizator - necesar pentru autentificare
  • Parolă - doar pentru utilizatori

Un utilizator nu poate fi șters dacă a emis documente. În această situație el poate fi transformat în simplu angajat prin ștergerea parolei.

Sistemul de permisii

Sistemul de permisii este disponibil doar pentru conturile Standard, Business, Premium

Implicit, când creezi un cont la factureaza.ro, sistemul de permisii va fi dezactivat pentru a nu îngreuna utilizarea aplicației. Aceasta înseamnă că orice utilizator are dreptul de a vizualiza, căuta și modifica orice document, setare, configurare etc. Practic, orice utilizator funcționează în esență ca un administrator al contului.

Pentru situațiile în care preferi să limitezi accesul anumitor utilizatori la anumite documente, am implementat un sistem de permisii care poate restricționa accesul la un document (factură, proformă, chitanță, aviz) sau chiar la o întreagă serie de documente.

Activarea sistemului de drepturi

Pentru a activa sistemul de drepturi, accesează meniul "Firma mea" (dreapta sus), urmat de submeniul "Utilizatori și angajați". După activarea sistemului de drepturi, toți utilizatorii contului vor primi statutul de administrator. În tabela cu Utilizatori / Angajați va aparea o coloană adițională care va indica dacă un utilizator este administrator.

Pentru a putea folosi avantajele sistemului de drepturi, e nevoie să scoți drepturile de administrator pentru utilizatorii care vor avea anumite restricții, lăsând ca administratori doar utilizatorii care vor avea acces la orice resursă (document, setare, configurare, decizie, etc.)

După ce ai activat sistemul de drepturi și ai retrogradat o parte din utilizatorii tăi, poți limita accesul la un document sau la o serie de documente. Limitarea accesului la un document se face bifând căsuța "Limitează accesul", care se află imediat deasupra butonului de salvare al unui document. Va apărea o listă de utilizatori cărora li se pot lua sau da permisii asupra documentului bifând sau debifând căsuța corespunzătoare.

Drepturile asupra unui document nu pot fi niciodată revocate unui administrator sau emitentului documentului respectiv !

Un mecanism similar este disponibil pentru seriile de documente. Un utilizator care nu are permisii pe o anumită serie nu va putea adăuga un document în seria respectivă. Această limitare poate fi utilă când ai definit câte o serie per punct de lucru si vrei sa izolezi accesul după acest criteriu.

Facturi

Facturile se generează ca fișiere PDF care pot fi descărcate, imprimate sau trimise pe email. fișierele PDF pot fi vizualizate cu Adobe Reader . Pentru a genera facturi trebuie să definești o serie de facturi.
Detalii despre

Editare facturi

Editarea unei facturi se face în doi pași. Mai întâi se alege cumpărătorul, după care se definesc datele facturii (data, seria, numărul, eventual datele de pe aviz) și produsele / serviciile livrate ('linii'). De asemenea se pot defini moneda în care să fie emisă factura, scadența și penalizările precum și explicații speciale care apar pe factură sub tabelul cu produse/servicii.

La adăugarea unei linii noi în factură se poate alege unul dintre produsele deja definite ( vezi detalii despre produse ) sau se poate introduce o linie goală în care toate datele se introduc manual. În cazul inserării unui produs, datele acestui produs se copiază pe factură; aici ele pot fi modificate fără a afecta datele produsului. Nu este necesar să definești produse pentru a emite facturi.

Pentru firmele plătitoare de TVA, prețurile vor fi introduse fără TVA și se va indica cota TVA (implicit este 19% ). Firmele neplătitoare de TVA vor emite facturi fără TVA.

Stările facturilor

Fiecare factură se află într-o anumită stare care desemnează ce s-a făcut cu factura respectivă până la momentul de față. Aceste informații te vor ajuta la o mai bună administrare a facturilor tale.

  • Ciornă : Aceasta este starea inițială a unei facturi. Doar în această stare factura poate fi modificată.
  • Emisă : După ce verifici datele de pe factură o poți emite. Facturile emise pot fi tipărite sau trimise pe email.
  • Închisă : După ce contravaloarea facturii a fost achitată, poți trece factura în starea închisă.

Poți trece oricând o factură dintr-o stare în alta.

Căutare facturi

Facturile pot fi căutate după un set complet de parametrii:

  • Starea facturii
  • Data emiterii facturii
  • Client
  • Seria facturii
  • Numărul facturii
  • Monedă

Rezultatul căutării facturilor poate fi grupat după client, serie și monedă. Facturile găsite pot fi apoi descărcate într-o arhivă (un singur fișier care va conține toate facturile găsite) sau într-un fișier Excel. De asemenea poți descărca un singur fișier PDF care conține toate facturile rezultate în urma căutării.

Plăți și chitanțe

Pentru fiecare factură poți înregistra mai multe plăți sau chitanțe. Prin înregistrarea plăților și a chitanțelor se poate ține o evidență a sumelor restante datorate de clienți. Se pot înregistra atât plăți parțiale cât și integrale. Factura se poate închide automat în momentul încasării întregii sume. Mai multe despre chitanțe afli aici .

Valori implicite pentru facturi

Pentru următoarele câmpuri se pot stabili valori implicite care vor fi trecute automat pe fiecare factură (pe fiecare factură ele vor putea fi însă modificate):

  • TVA (procente) - implicit 19 pentru firme plătitoare de TVA
  • Moneda - implicit RON
  • Termen de plată
  • Penalizări
  • Explicațiile

Facturi proforme

Generarea și administrarea facturilor proforme funcționează similar cu cele ale facturilor. Singura diferență este faptul că data scadenței (la facturi) este înlocuită cu data expirării (la facturi proforme).

Dintr-o factură proforma poate fi generată în mod automat o factură. Citește mai mult despre transformare și copiere facturi aici

Avize

Generarea și administrarea avizelor funcționează similar cu cele ale facturilor. Singurele diferențe notabile sunt faptul că pe avize nu apar informații despre TVA și că delegatul care se specifică pe aviz trebuie să fie unul dintre angajații firmei sau dintre utilizatorii factureaza.ro. ( detalii )

Chitanțe

Pentru plățile în numerar se pot genera chitanțe. Generarea și administrarea lor funcționează similar cu a celorlalte tipuri de documente. Sumele de pe chitanțe se adună sumelor celorlalte plăți rezultând astfel suma totală încasată pentru fiecare factură.

Serii

Fiecare document (factură, proformă aviz, chitanță) este identificat printr-o serie și un număr. Nu pot exista mai multe documente cu aceeași serie și același număr (verificarea se face automat). O serie este alcătuită din prefix, un număr de start, un separator și opțional un sufix. Numărul documentului este generat automat. La ștergerea unui document, numărul devine disponibil.

Exemplu serie facturi

prefix: 200700A start: 1 separator: - sufix: IP
Facturile vor avea serie/număr: 200700A-1-IP , 200700A-2-IP , 200700A-3-IP ...

Transformare și copiere facturi

De multe ori vei vrea să emiți mai multe facturi foarte asemănătoare. De asemenea este foarte util să poți genera facturi pe baza de proforme sau avize. În ambele cazuri ești scutit de reintroducerea tuturor datele de mână folosind funcțiile de transformare și copiere facturi.

Generare facturi din proforme și avize

Dacă ai creat o factură proforma sau un aviz și l-ai trecut în starea emis vei vedea în meniul din dreapta butonul "Generează factura". Dacă dai click pe acel buton ți se va deschide o factură nouă cu toate datele și liniile din factura proforma sau avizul deschis. Trebuie doar să o salvezi și s-o emiți.

Funcții similare îți sunt disponibile pentru a crea facturi proforme din avize, avize din facturi și avize din facturi proforme.

Copiere facturi

La editarea unei facturi vei vedea în meniul din dreapta butonul "Copiază". Dacă dai click pe acel buton ți se va deschide o factură nouă cu toate datele și liniile din factura curentă. Poți să faci modificările necesare s-o salvezi și s-o emiți. Funcții de copiere sunt disponibile pentru: facturi, facturi proforme, avize și chitanțe.

Produse

Pentru a facilita o mai rapidă generare a facturilor, facturilor proforme și avizelor, poți introduce produsele / serviciilor firmei tale. Acestea vor fi apoi disponibile la editarea facturilor.
Datele unui produs / serviciu sunt:

  • Cod/Număr - acesta este codul folosit în firma ta. El nu apare pe factură, dar te ajută la căutare
  • Descriere
  • Unitate de măsură
  • Cantitate standard
  • Preț
  • TVA
  • Moneda

Produsele pot fi șterse oricând.

* Se află în lucru un modul de importare a produselor din aplicații externe (ex Excel)

Clienți

Clienții pot fi atât persoane juridice cât și fizice. Datele unui client sunt:

  • Numele
  • CIF / CNP
  • Indicator TVA și numărul de înregistrare în Registrul Comerțului
  • Adresa (strada, oraș, județ, cod poștal, țara)
  • Date de contact (telefon, fax, email, site)

Pentru fiecare client se pot introduce oricâte persoane de contact.
La trimiterea unei facturi pe email se vor folosi automat adresa de mail a firmei și a persoanelor de contact definite.

Abonamente

Abonamentele sunt folosite pentru a emite periodic facturi către clienții tăi. Ai posibilitatea de a defini oricâte abonamente și să asociezi clienții tăi la acestea.
Abonamentul va crea/emite facturile abonaților asociați în urma rulării acestuia.

Abonamentele sunt foarte utile în următoarele cazuri

  • ai de emis facturi pentru chirii
  • ai de emis facturi abonamente de acces internet, telefonie, cablu, etc...
  • ai de emis facturi hosting sau mentenanță
  • ai de facturat servicii de suport, consultantă - facturate lunar/trimestrial sau anual
  • sau alte servicii pe baza periodică

Definirea unui abonament nou

  • Intri în secțiunea Abonamente și apeși butonul Abonament nou (dreapta sus).
  • Completezi formularul pentru crearea abonamentului.
    Explicații la cele mai importante câmpuri ale formularului:
    • Perioada de facturare: Intervalul la care vor fi emise facturile.
      De exemplu: dacă introduci 1 - facturile abonamentului vor fi emise lunar, dacă introduci 6 - facturile abonamentului vor fi emise semestrial.
    • Modul de facturare: Momentul în care se va emite factura.
      Acesta poate fi:
      • înainte de perioada pe care se facturează serviciile - Anticipat
      • în timpul perioadei pe care se facturează serviciile - Perioada curentă
      • după perioada pe care se facturează serviciile - Ulterior
      De exemplu - să presupunem că ai de facturat chirii pe bază lunară:
      Dacă vrei ca factura să fie emisă automat înainte de perioada pentru care facturezi chiria - selectezi Anticipat.
    • Ziua emiterii facturilor: Ziua lunii în care facturile abonamentului vor fi emise. Înainte de această zi facturile abonamentului nu vor fi generate.
      Aici poți selecta prima zi din luna, ultima zi din luna sau oricare alta zi a lunii.
      De exemplu: Presupunem că definești un abonament pentru internet (modul de facturare anticipat) și selectezi ziua a-15-a la ziua emiterii.
      Dacă rulezi abonamentul înainte de ziua a-15-a a lunii nu se va genera factura pentru luna următoare. Dacă rulezi abonamentul în ziua a-15-a a lunii sau ulterior factura respectivă va fi generată.
    • Prefixul seriei: Prefixul seriei care va fi folosită pentru a genera facturile abonamentului. Atentie! Trebuie să introduci prefixul unei serii pentru facturi.
      Vei vedea o listă a tuturor seriilor disponibile dacă te duci cu mouse-ul peste iconița de help din dreapta.
    • Penalizări: Dacă vrei ca în facturile generate de abonament să apară penalizările pentru restanțele facturilor anterioare poți selecta această opțiune.
      Penalizările vor fi calculate automat din plățile și starea facturilor anterioare ale aceluiași client.
    • Soldul anterior: Dacă vrei ca facturile generate de abonament să conțină informații legate de soldul anterior, starea plăților și totalul de plată poți selecta această opțiune.
      Soldul anterior, starea plăților și totalul de plată vor fi calculate automat din plățile și starea facturilor anterioare ale aceluiași client.
  • După completarea formularului va trebui să definești modelul de factură pentru abonament.
    Acest model va fi folosit pentru a genera facturile pentru abonații acestui abonament. Seria definită în pasul anterior va fi folosită.
    Modelul de factură se completează ca o factură normală cu următoarele excepții:
    • Poți selecta direct moneda în care vor fi emise facturile
    • Poți selecta limba facturilor
    • În câmpurile denumirea produselor și explicații poți folosi următoarele expresii care vor fi înlocuite automat cu valorile lor corespondente:
      • INCEPUT_PERIOADA - începutul perioadei de facturare
      • SFARSIT_PERIOADA - sfârșitul perioadei de facturare
      • CURS_SCHIMB - cursul de schimb pentru facturile în altă monedă decât RON
      • CONTRACT - numărul și data contractului - definit pentru fiecare client membru al acestui abonament
    • Dacă vrei ca penalizările și informații privind soldul să fie calculate automat și incluse în facturi atunci trebuie să introduci termenul de scadență și penalizările de întârziere per zi.
  • După salvarea modelului de abonament poți începe să asociezi abonații(clienții) la abonament.

Adăugarea clienților la abonament

Dacă ai creat un abonament trebuie să adăuga clienți la acesta.

  • Dacă ai creat un abonament trebuie să adăuga abonați(clienți) la acesta.
  • intri în secțiunea Abonamente și selectezi abonamentul
    Pe ecran va apărea lista abonaților ai acestui abonament.
  • Acum trebuie să apeși pe butonul Abonat nou și să completezi formularul care va apărea.
    Explicații la cele mai importante câmpuri ale formularului:
    • Ziua emiterii: Ziua lunii în care facturile abonamentului vor fi emise. Înainte de această zi facturile abonamentului nu vor fi generate.
      Dacă nu selectezi nici o zi aici se va lua în mod automat ziua emiterii care ai selectat-o în momentul în care ai creat abonamentul.
      Această facilitate poate fi utilă dacă vrei ca un abonament să genereze facturile diferiților clienți în zile diferite ale lunii.
    • Data de început: Aici selectezi luna în care se va emite prima factură către abonat.
      Atenție! Data introdusă aici trebuie să fie neapărat prima zi din lună
    • Data de sfârșit: Data la care se termină abonamentul.
    • Facturat până la: Aici poți schimba manual data până la care clientul a fost facturat. Această dată se actualizează automat la fiecare factură a abonamentului emisă.
  • După salvare noul abonat a fost trecut în abonament.

Rularea abonamentului / emiterea automată a facturilor abonamentului

Deocamdată un abonament nu emite singur facturile către abonați, ci tu trebuie să-l rulezi. În momentul rulării abonamentul va analiza toți abonații și va genera facturile pentru fiecare abonat.

  • Pentru a rula un abonament trebuie să intri în secțiunea Abonamente și să dai click pe abonamentul pe care vrei să-l rulezi.
  • Acum trebuie să apeși pe butonul Rulează abonament.
  • Rularea abonamentului se face în următorii pași
    • Primul pas: specificarea cursului de schimb (dacă modelul de abonament nu este în RON)
    • Pasul doi: va apărea o listă cu toate facturile care vor fi emise de către abonament. Trebuie să selectezi acele facturi pe care vrei să le emiți.
      Dacă o factură care urmează să fie generată va conține penalizări, vei fi notificat asupra sumei penalizărilor și poți decide dacă să fie inclusă în factură sau nu.
    • Pasul trei: toate facturile selectate în pasul anterior vor fi generate iar pe ecran va apărea lista facturilor generate

Documente standard (de ex. contracte)

Funcționalitatea de Documente standard este folosita pentru a automatiza generarea documentelor standard pentru clienții tăi. Ai posibilitatea de a defini oricâte modele de document standard.
Șablonul de document standard conține markere care pot fi înlocuite cu datele clientului și alte valori care vor fi introduse în momentul creării unui document standard pentru un client.

Adăugarea unui model(șablon) de document standard

Modelul(șablonul) de document standard este un document word, rtf sau OpenOffice care conține textul documentului standard.
In cadrul textului documentului se pot folosi markere. Markerele trebuie sa fie de forma ###XYZ_123### Markerele trebuie să conțină doar MAJUSCULE (CARACTERE MARI), cifre si caracterele de delimitare: '_', '-'.

La crearea unui șablon de document standard trebuie să introduceți un nume, opțional o descriere și obligatoriu fișierul sursă care conține textul documentului standard într-unul din formatele: .doc, .docx, .rtf, .odt

În momentul salvării documentul sursă este analizat și markerele sunt extrase. Acum ai posibilitatea de a introduce valori implicite pentru aceste câmpuri. Acest pas este opțional.

Generarea unui document standard

La selectarea acțiunii "Crează un document standard" va apărea un formular în care va trebui să selectezi/completezi următoarele informații:

În momentul în care ai ales un șablon de document standard și un client îți vor apărea în partea de jos a formularului câmpurile pe care trebuie să le completezi. Aceste câmpuri sunt generate de markerii din șablonul de document standard.

Următoarele câmpuri vor fi COMPLETATE AUTOMAT cu datele clientului:

  • TELEFON_CLIENT
  • CONT_CLIENT
  • JUDET_CLIENT
  • COD_POSTAL_CLIENT
  • WWW_CLIENT
  • ORAS_CLIENT
  • STRADA_NR_CLIENT
  • TARA_CLIENT
  • PERSOANA_CONTACT_CLIENT
  • EMAIL_CLIENT
  • NR_REG_COMERT_CLIENT
  • ADRESA_COMPLETA_CLIENT
  • FAX_CLIENT
  • NUME_CLIENT
  • BANCA_CLIENT
  • CIF_CLIENT
  • STRADA_NR_CONTINUARE_CLIENT

Câmpurile ###NUMAR_DOCUMENT###(sau ###NUMAR_CONTRACT###) și ###DATA_DOCUMENT(sau ###DATA_CONTRACT###) vor fi deasemena înlocuite automat cu valorile corespunzătoare introduse în partea de sus a formularului.

După salvarea documentului standard acesta poate fi descărcat într-unul din formatele:

  • doc (MS Word)
  • odt (OpenOffice/LibreOffice Writer)
  • pdf (Adobe Reader)
  • rtf (Rich Text File)
  • txt (Text)

Date bancare

Poți defini conturile bancare ale firmei tale. Acestea vor apărea pe facturi.

șabloane

Pentru fiecare tip de document se poate alege un șablon care definește aspectul grafic al facturii generate.
O imagine cu logo-ul firmei poate fi încărcat. Acesta va fi poziționat pe document conform șablonului.

Configurări

Mesaje

Poți defini diferite mesaje standard care vor fi trimise clienților pe email odată cu factura, la întârzierea plății sau la înregistrarea unei încasări.

Click pentru ajutor live x ^